1. Diese Datenschutzerklärung beinhaltet die „Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person“ gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

2. Verantwortliche Stelle: Freundeskreis Helmholtz-Gymnasium e.V. [Kontaktdaten des Vereins inkl. E-Mail Adresse und Webseite]

3. Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:

• Daten im Rahmen der Vereinsmitgliedschaft
• Name und Vorname des Mitglieds
• Geburtsdatum des Mitglieds
• Kontaktdaten des Mitglieds (Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• Bankverbindung des Mitglieds
• Name des Kindes des Mitglieds
• Bei Minderjährigen Mitgliedern: Name und Vorname der Sorgeberechtigten, Kontaktdaten der Sorgeberechtigten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bankdaten der Sorgeberechtigten

Diese Informationen werden in dem vereinseigenen EDV-System gespeichert bzw. in den dafür vorgesehenen Akten archiviert. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Nach Art. 6, Abs. 1, lit. b) DSGVO ist die Verarbeitung personenbezogenen Daten rechtmäßig, wenn diese für die Erfüllung eines Vertragsverhältnisses – hier: Mitgliedschaft im Verein erforderlich sind. 

4. Für jede weitere Verarbeitung personenbezogener Daten, ist eine schriftliche Einwilligungserklärung des Mitgliedes (bzw. bei minderjährigen Mitgliedern der Sorgeberechtigten des Mitgliedes) unter Beachtung des Art. 7 DSGVO notwendig. Dazu ist ein entsprechendes Formblatt des Vereins vom Mitglied (bzw. bei minderjährigen Mitgliedern von den Sorgeberechtigten des Mitgliedes) zu unterschreiben (hier Aufnahmeantrag). Die Entscheidung zur Erhebung weiterer personenbezogener Daten und deren Veröffentlichung trifft das Mitglied (bzw. bei minderjährigen Mitgliedern treffen die Sorgeberechtigten des Mitgliedes) freiwillig. Das Einverständnis kann das Mitglied (bzw. bei minderjährigen Mitgliedern können die Sorgeberechtigten des Mitgliedes) jederzeit ohne nachteilige Folgen mit Wirkung für die Zukunft in Textform gegenüber dem Vereinsvorstand widerrufen (Kontakt s. Punkt 2).

5. Der Verein Freundeskreis Helmholtz-Gymnasium e.V. ist verpflichtet bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben (z. B. Vorstandsmitglieder, Projektbeteiligte) ggf. weitere Daten an Behörden oder Vertragspartner zu übermitteln:

• Name
• Anschrift
• Geburtsdatum/-ort
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Funktion im Verein

6. Der Verein Freundeskreis Helmholtz-Gymnasium e.V. veröffentlicht im Zusammenhang mit dem Vereinszweck sowie satzungsgemäßen Veranstaltungen personenbezogene Daten und Fotos von mir in der Vereinszeitung und auf der Homepage des Vereins und diese ggf. an Print- und andere Medien übermittelt. Dieses Einverständnis betrifft insbesondere folgende Veröffentlichungen: Schul- und Vereinsveranstaltungen, Kontaktdaten von Vereinsfunktionären, Berichte über Ehrungen und Geburtstage und vergleichbares. Veröffentlicht werden ggf. Fotos, der Name, die Vereinszugehörigkeit, die Funktion im Verein. Jedes Mitglied (bzw. bei minderjährigen Mitgliedern die Sorgeberechtigten des Mitgliedes) können jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung von Einzelfotos und persönlichen Daten widersprechen. In diesem Fall wird die Übermittlung/Veröffentlichung unverzüglich für die Zukunft eingestellt. Etwa bereits auf der Homepage des Vereins veröffentlichte Fotos und Daten werden dann unverzüglich entfernt.

7. Beim Austritt aus dem Verein werden die personenbezogenen Daten des Mitglieds (bzw. bei minderjährigen Mitgliedern der Sorgeberechtigten des Mitgliedes) aus der Mitgliederdatenverwaltung gelöscht. Personenbezogene Daten, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt. Sie werden gesperrt.

8. Das Mitglied hat (bzw. bei minderjährigen Mitgliedern haben die Sorgeberechtigten des Mitgliedes) das Recht auf Auskunft des Vereins über seine (ihre) gespeicherten Daten sowie auf deren Berichtigung und Löschung (sofern nicht Art. 6, Abs. 1, lit b) oder lit. f) DSGVO betroffen ist). Dieses bezieht sich auch auf eine Einschränkung der Datenverarbeitung oder ein Widerspruch gegen eine Datenübermittlung. Eine entsprechende Anfrage ist per Textform an den Vorstand zu stellen. 

9. Die betroffene/n Person/en haben das Recht nach Art. 21 DSGVO, gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten, die vom Verein für die Zwecke nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO erhoben werden, Widerspruch einzulegen. In diesem Fall wird der Verein die entsprechenden Daten nicht mehr verarbeiten, sofern nicht die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient oder nicht andere zwingende berechtigte Gründe bestehen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen. Bei einem berechtigten Widerspruch kann der Verein die Mitgliedschaft und den Betreuungsvertrag nicht fortführen.

10. Das Mitglied hat ein Beschwerderecht. Zuständig in Potsdam ist dafür:

Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg,

Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow

Tel.: 033203 / 356 - 0

Fax: 033203 / 356 - 49

E-Mail: Poststelle@LDA.Brandenburg.de